Byt antal snabbt – utan signatur

Efter alla år tror man att man ska ha hört om alla idéer om hur man kan göra bokningen lite smidigare, men vi borde veta bättre. I förra veckan kom en så god idé att vi var tvungna att genomföra den direkt. Det kom ett önskemål om att snabbt kunna ändra antal personer i en bokning. Nu har vi aktiverat funktionen så att ett klick på bilen direkt ändrar antalet.

Det är viktigt att påpeka att denna funktion inte kräver vare sig att man klickar på spara eller anger sin signatur. Vissa kanske inte vill ha funktionen då signatur inte krävs. Ni kan då stänga av funktionen i sidan “bokningsalternativ”. Ni finner tillvalet längst ned i avdelningen “short cuts”.

Nytt nätverk för restaurangfolk

Vi på FoodFriends har tillsammans med Åsa Carlson, Jenny Strömberg och Malin Carlsdotter, som driver Restaurangfolk,  skapat appen FOODFRIENDS.

Vi vill med våra gemensamma erfarenheter inom olika områden i branschen skapa ett proffesionellt nätverk, en mötesplats för alla som verkar inom branschen. Här kan man skapa sin profil, lägga upp annonser, kontakta gamla och nya kollegor, skapa grupper, läsa senaste skvallret …, vara en mötesplats mellan restaurangpersonal, arbetssökande och företag.

Personalbristen är stor i branschen, FOODFRIENDS med Restaurangfolk ska fylla den tomma lucka som finns i egenskap av en gemensam plats för kompetent personal att nätverka. Detta skapar att enkelt sätt för arbetsgivare att nå ut till rätt målgrupp när man söker nya medarbetare.

FoodFriends med Restaurangfolk gör det lättare att hålla sig a jour med allt som händer inom en bransch som ständigt är i rörelse.

Lucka 7 – Samarbete med Duhs

Supporten på WaiterAid skall hålla toppklass. I takt med att vi växer är det viktigt att vi säkerställer att vi kan vara lika tillgängliga som förr.

Tiffany Duhs med kollegor, alla med lång erfarenhet från restaurangbokning, driver Dbookings. Företaget besvarar restaurangers telefonsamtal och bokar in gäster, både de som hör av sig per telefon och de som gör sin bokningsförfrågan via e-post. Deras tjänst är öppen vardagar mellan 09.00-17.00

Många av deras kunder använder WaiterAid. Vi är därför riktigt glada att vi har inlett ett samarbete som innebär att de hjälper oss med supporten under den tid då vi är upptagna med möten och utbildningar. Med tiden räknar vi med att vi på detta sätt kan säkerställa att vi har fler kunniga medarbetare som kan WaiterAids alla inställningar för att snabbt lösa alla problem.

Om ni själva går i tankar att hitta en bra lösning för  telefon och mail under ovan nämnda tider, tveka inte att kontakta Tiffany. Ni når henne på 0739 64 41 64 eller tiffany@dbookings.se

 

 

Lucka 6 – Statistik

Vår målsättning är alltid att vi ska utveckla systemet på ett sådant sätt att funktionerna är lätta att hitta för dem som söker dem. Samtidigt vill vi inte att det ständigt ska dyka upp nya knappar så att man plötsligt inte känner igen sig när man är mitt i service. Ibland händer det dock att vi lägger till nya funktioner som inte framgår direkt. Statistiken som vi har tagit fram för respektive sittning är ett exempel på detta.

För er som gillar att grotta ner er i statistik kan ni nu enkelt få fram statstik kring vilken sittning ni vill. Börja med att gå till det datum som ni vill få fram statistik om. Sedan klickar ni på måltiden (någon av knapparna högst upp till vänster som visar hur många gäster ni har på respektive måltid). Den måltid som är aktiv har ljusare bakgrund. Ni kan nu högerklicka på den aktiva måltiden då kommer statistiken att komma fram.

Här ser ni först alla bokningar uppdelat på varje kvart och huruvida de har anlänt eller ej. I rutan under kan ni se alla bokningar uppdelat på sällskapsstorlek. Längst ned ser ni samma bokningar, nu uppdelade efter vilken måltid som ni har angett för respektive bokning.

Lucka 5 – Låsa bord

Det kan finnas olika skäl till att man vill låsa bord. Ofta är det för att man lovar ett visst bord till en gäst. Det går naturligtvis att skriva in det som en bokningskommentar, men nu har vi lagt till så att man kan låsa borden för en bokning. Det går då inte att flytta den utan att man först låser upp den.

Om man dessutom aktiverar signatur av bokningar kommer varje låsning respektive upplåsning att kräva att man signerar först så att det tydligt framgår vem det är som har gjort ändringen.

För att låsa bokningen klickar man bara på hänglåset som står bredvid de valda bordsalternativen i bokningsrutan. Hänglåset blir då aktiverat (blått) och förblir låst tills man klickar på samma hänglås igen för att sedan spara bokningen.

 

Lucka 4 – Kö (väntar i baren)

WaiterAid har alltid haft väntelista där man kan lägga in bokningar som inte får plats vid ett bord. För ett par år sedan la vi även till att man kan låta gäster lägga till sig på väntelista om de inte får önskad tid. Men för alla gäster som kliver in i restaurangen för att se om de kan få ett ledigt bord har det inte funnits ett bra sätt att lägga till dem i WaiterAid. I väntelistan framgår inte hur länge de har väntat och det är lätt att blanda ihop dem med bokningar som legat inne länge.

För att undvika missförstånd har vi därför döpt alla dem som står på vänt för nästa lediga bord till “kölista”. Ikonen finns högst upp och är den bredvid drop in som ser ut som fyra personer som står i kö. När man klickar på den får man upp en ruta där man endast behöver ange antal och namn.

Man bör med fördel ange även telefonnummer eftersom man då enkelt kan högerklicka på kölistan och skicka sms till gästen “Ditt bord är nu klart. Vänligen kontakta hovmästaren”.  Så fort vi får tillräckligt med data kommer vi att lägga till “förväntad väntetid”.

Lucka 3 – Styr gästerna som du vill

 

Vi har som mål att WaiterAid skall ha möjlighet att svara mot alla de önskemål man kan ha som hovmästare. Ibland kan man välja att dra ned på antal bord som kan bokas online för att man vill spara de “bästa” borden på fredag och lördagkvällar. Andra dagar kanske man inte har samma tryck och då är det synd att dessa inte finns som alternativ om någon vill boka dem. Därför måste WaiterAid även kunna ställa in alla önskvärda undantag.

Autoplaceringen är själva hjärtat av onlinebokningen, eftersom den styr hur gästerna placeras när de bokar online. Autoplaceringen kan förutom den generella styrningen anpassas med dessa tre tillägg.

 

Avvikande lista

 

 

 

 

Ni bygger upp en standardlista som gäller i normala fall. Alla gäster kommer då att placeras enligt er angivna struktur. Men om ni vill ha en annan placering på helger så kan ni lägga till en helt annan lista som gäller vissa veckodagar eller under en viss period (t.e.x under julbord, eller under ett gästspel eller kanske Alla hjärtans dag.)

Spara bästa borden

Ni kanske har de bästa borden vid fönstret som är mest populära på lunchen. Där vill ni få in två sittningar. Ni kan då klicka på klockan längs till höger om givet alternativ i autoplaceringen så kan ni stänga av så att ni ex. inte tar emot några bokningar på just dessa bord mellan 11:30-12:45. Då kommer ni att få tidiga och sena sittningar på dessa bord men inga bord mitt i lunchrusningen.

Denna funktion går även att använda för att hålla vissa bord på kvällen.

Stänga av autoplacering online

Många använder snabbokningen som snabbt visar var och när man kan ta emot bokningar. Men man kanske håller vissa bord som man inte vill skall släppas online eftersom de är dropp-bord eller liknande. Det finns då en @-ikon längst till höger. Om man klickar på den blir ikonen grå vilket indikerar att denna autoplacering inte kommer att släppas för bokningar online.

 

Lucka 2 – Snabba upp service

När man arbetar i service blir varje extra klick ett irritationsmoment. Vi är på riktigt tacksamma för samtal när ni är irriterade över ett onödigt klick. I bästa fall med ett förslag på hur det i stället borde fungera.

Det viktigaste tillägget har varit att det ska vara möjligt att ändra status på en bokning i överblicken utan att behöva ta fram bokningsrutan. Därför kan man nu i bokningsalternativ under “short cuts” aktivera “ändra gäststatus i vänsterkolumnen”. Då ser man en cirkel i olika färger som visar status på bokningen . När man klickar på cirkeln ändrar bokningen status – ett steg i taget – för varje klick. Vill ni ångra er och backa kan ni alltid öppna bokningsrutan och sätta korrekt status.

Så sent som denna vecka lade vi även till att status kan ändras direkt i stapeln när man håller musen över stapeln.

Förvalda värden

Under samma flik “Short cuts” kan ni även välja att WaiterAid automatiskt väljer antal och måltid när man lägger in en ny måltid. Om bokningen läggs in kl 12.00 kommer lunch automatiskt att väljas. Om ni råkar ha två måltider som krockar i tid (ex Lunch och Afternoon Tea kommer systemet att välja den måltid som är först.) Antalet som väljs är detsamma som antalet platser på de bord som man har markerat innan man väljer att lägga till en bokning.

WaiterAid Adventskalender

2016 har varit ett händelserikt år för WaiterAid. Många restauranger har valt vårt bokningssystem. Och med det kommer alla fantastiska önskemål från alla användare. Men vi är inte bäst på att kommunicera vad vi gör alla gånger. Man kanske t.o.m. kan få uppfattning att det inte är så mycket som har hänt? Därför presenterar vi WaiterAids adventskalender där vi varje dag lyfter fram en ny funktion som kan hjälpa er i ert dagliga arbete. Tack för allt ni hjälper oss med. Nu ska vi se till att ni får reda på det också.

 

 

Lucka 1 – Minska era no show

 

Att driva restaurang handlar i mångt och mycket om att få dit gäster. Men lika viktigt är att ha bästa möjliga system för att se till att gästerna får rätt information, enkelt kan avboka vid förhinder. Samtidigt händer det att gäster glömmer att de har bokat och vi vill kunna erbjuda er så många alternativ som möjlighet för att till varje pris undvika en no-show.

För flera år sedan utvecklade vi möjligheten att kräva kreditkort vid bokningen. Dessa s.k. garantibokningar blir allt vanligare men lämpar sig bäst för fine-dining och för stora sällskap. Vid bokning av en tvåa på kvarterskrogen kan det kännas mastigt att kräva detta. Men det finns många andra sätt att minska risken för bommar.

SMS-påminnelse

Den vanligaste lösningen är att aktivera SMS-påminnelse, vilket man gör på sidan “Kommunikation”. Gästen får då ett sms som ni självklar kan utforma själva men i stilen “Hej.  Vi vill påminna om din bokning idag på Berns Bistro kl 19:00. Är det några ändringar var vänlig ring 08-123 45 67 eller klicka här för att avboka”.

Bekräfta bokning

Ett ganska nytt tillägg i WaiterAid som snabbt blivit populärt. På sidan “Bokningsalternativ” kan ni högst upp aktivera “Bekräfta bokning (som då får en grön prick)”. Den här funktionen kan antingen skötas manuellt. Ni ringer gästen för att kontrollera om de ska komma och bockar för dem och bokningen får då en grön pris för att visa att den är “bekräftad”.

Det går även att aktivera att sms skickas ut. Ni väljer hur långt innan – så får gästen ett sms där de ombeds klicka på en länk för att bekräfta och bokningarna får då automatiskt en grön prick. Den går att aktivera på stora sällskap eller ex. på en enskild måltid. Här kan man då välja att endast agera på de bokningar som inte bekräftats, vilket brukar vara få.

Avbokningslänk i bekräftelsemail

Vi märker att många väljer att inte ha med avbokningslänken i den ursprungliga bekräftelsen. Det finns argument för och emot den strategin. Det skall dock påpekas att det inte är större andel borttagna bokningar på de krogar som har länken. Däremot får vi dels samtal och mail till BokaBord när gästen inte lyckats nå restaurangen, samtidigt som det finns många exempel på gäster som struntar i att boka av om länken inte finns tillgänglig. Vi tycker att den enkla funktionen sannolikt är det bästa sättet att undvika att en bokad gäst inte dyker upp.

Garantibokningar

Som nämnt ovan blir garantibokningar, där gästen anger sina kreditkortsuppgifter, allt vanligare. Om det är intressant för er kontaktar ni oss eftersom denna funktion kräver viss handpåläggning från vår sida.