Idag släpper vi BokaBords nya app. Ladda gärna ned och se hur den ser ut. En stor nyhet är att vi lanserar ett antal produkter riktade mot gäst, med målsättning att fylla era restauranger på tider när beläggningen är lägre. Först ut är “Middag med barn”.

Barnfamiljer har svårt att boka tidiga sittningar eftersom sittningstid ofta är satt till minst två timmar för middag, samtidigt som familjen är glada om de lyckas få barnen att sitta still i 45 minuter. Därför har vi skapat en specialmåltid där de får komma när de vill så länge de är klara och lämnar bordet före 18.45. I gengäld får de boka mat till barnen för 55kr/person. Vi har sagt att man ska erbjuda minst en barnvänlig måltid som Spaghetti Bolognese, köttbullar eller dylikt.

Bokningarna kostar 6kr/person och läggs på maxpriset för WaiterAid.

Vi försöker ständigt förbättra vårt support. Fortsätt gärna att kontakta oss direkt vid akuta ärenden (och närhelst annars om ni vill) men för att undvika att förfrågningar och felanmälningar hamnar mellan stolarna eller trillar för långt ned i mailkorgen har vi tagit fram enkel ärendehantering.

Högst upp i admin finner ni ett nytt menyval “Support”. Där kan ni skapa ett ärende så att vi alla kan hjälpa er efter bästa förmåga.

Tidigare har ni behövt kontakta oss för att lägga in omdukningstid mellan måltider. Nu har vi flyttat in den funktionen på sidan måltider. Den här funktionen gör att sk klaffbokningar (bokningar som hamnar direkt efter att bokningen före avslutas) inte är möjliga för bokningar online.  Det kommer då att skapas ett litet glapp mellan alla bokningar.

För er som jobbar som admin i WaiterAid kommer det ändå vara möjligt att lägga bokningar dikt an en annan bokning när behov finns

Efter alla år tror man att man ska ha hört om alla idéer om hur man kan göra bokningen lite smidigare, men vi borde veta bättre. I förra veckan kom en så god idé att vi var tvungna att genomföra den direkt. Det kom ett önskemål om att snabbt kunna ändra antal personer i en bokning. Nu har vi aktiverat funktionen så att ett klick på bilen direkt ändrar antalet.

Det är viktigt att påpeka att denna funktion inte kräver vare sig att man klickar på spara eller anger sin signatur. Vissa kanske inte vill ha funktionen då signatur inte krävs. Ni kan då stänga av funktionen i sidan “bokningsalternativ”. Ni finner tillvalet längst ned i avdelningen “short cuts”.

Vi på FoodFriends har tillsammans med Åsa Carlson, Jenny Strömberg och Malin Carlsdotter, som driver Restaurangfolk,  skapat appen FOODFRIENDS.

Vi vill med våra gemensamma erfarenheter inom olika områden i branschen skapa ett proffesionellt nätverk, en mötesplats för alla som verkar inom branschen. Här kan man skapa sin profil, lägga upp annonser, kontakta gamla och nya kollegor, skapa grupper, läsa senaste skvallret …, vara en mötesplats mellan restaurangpersonal, arbetssökande och företag.

Personalbristen är stor i branschen, FOODFRIENDS med Restaurangfolk ska fylla den tomma lucka som finns i egenskap av en gemensam plats för kompetent personal att nätverka. Detta skapar att enkelt sätt för arbetsgivare att nå ut till rätt målgrupp när man söker nya medarbetare.

FoodFriends med Restaurangfolk gör det lättare att hålla sig a jour med allt som händer inom en bransch som ständigt är i rörelse.

Supporten på WaiterAid skall hålla toppklass. I takt med att vi växer är det viktigt att vi säkerställer att vi kan vara lika tillgängliga som förr.

Tiffany Duhs med kollegor, alla med lång erfarenhet från restaurangbokning, driver Dbookings. Företaget besvarar restaurangers telefonsamtal och bokar in gäster, både de som hör av sig per telefon och de som gör sin bokningsförfrågan via e-post. Deras tjänst är öppen vardagar mellan 09.00-17.00

Många av deras kunder använder WaiterAid. Vi är därför riktigt glada att vi har inlett ett samarbete som innebär att de hjälper oss med supporten under den tid då vi är upptagna med möten och utbildningar. Med tiden räknar vi med att vi på detta sätt kan säkerställa att vi har fler kunniga medarbetare som kan WaiterAids alla inställningar för att snabbt lösa alla problem.

Om ni själva går i tankar att hitta en bra lösning för  telefon och mail under ovan nämnda tider, tveka inte att kontakta Tiffany. Ni når henne på 0739 64 41 64 eller tiffany@dbookings.se

Vår målsättning är alltid att vi ska utveckla systemet på ett sådant sätt att funktionerna är lätta att hitta för dem som söker dem. Samtidigt vill vi inte att det ständigt ska dyka upp nya knappar så att man plötsligt inte känner igen sig när man är mitt i service. Ibland händer det dock att vi lägger till nya funktioner som inte framgår direkt. Statistiken som vi har tagit fram för respektive sittning är ett exempel på detta.

För er som gillar att grotta ner er i statistik kan ni nu enkelt få fram statstik kring vilken sittning ni vill. Börja med att gå till det datum som ni vill få fram statistik om. Sedan klickar ni på måltiden (någon av knapparna högst upp till vänster som visar hur många gäster ni har på respektive måltid). Den måltid som är aktiv har ljusare bakgrund. Ni kan nu högerklicka på den aktiva måltiden då kommer statistiken att komma fram.

Här ser ni först alla bokningar uppdelat på varje kvart och huruvida de har anlänt eller ej. I rutan under kan ni se alla bokningar uppdelat på sällskapsstorlek. Längst ned ser ni samma bokningar, nu uppdelade efter vilken måltid som ni har angett för respektive bokning.

Det kan finnas olika skäl till att man vill låsa bord. Ofta är det för att man lovar ett visst bord till en gäst. Det går naturligtvis att skriva in det som en bokningskommentar, men nu har vi lagt till så att man kan låsa borden för en bokning. Det går då inte att flytta den utan att man först låser upp den.

Om man dessutom aktiverar signatur av bokningar kommer varje låsning respektive upplåsning att kräva att man signerar först så att det tydligt framgår vem det är som har gjort ändringen.

För att låsa bokningen klickar man bara på hänglåset som står bredvid de valda bordsalternativen i bokningsrutan. Hänglåset blir då aktiverat (blått) och förblir låst tills man klickar på samma hänglås igen för att sedan spara bokningen.

WaiterAid har alltid haft väntelista där man kan lägga in bokningar som inte får plats vid ett bord. För ett par år sedan la vi även till att man kan låta gäster lägga till sig på väntelista om de inte får önskad tid. Men för alla gäster som kliver in i restaurangen för att se om de kan få ett ledigt bord har det inte funnits ett bra sätt att lägga till dem i WaiterAid. I väntelistan framgår inte hur länge de har väntat och det är lätt att blanda ihop dem med bokningar som legat inne länge.

För att undvika missförstånd har vi därför döpt alla dem som står på vänt för nästa lediga bord till “kölista”. Ikonen finns högst upp och är den bredvid drop in som ser ut som fyra personer som står i kö. När man klickar på den får man upp en ruta där man endast behöver ange antal och namn.

Man bör med fördel ange även telefonnummer eftersom man då enkelt kan högerklicka på kölistan och skicka sms till gästen “Ditt bord är nu klart. Vänligen kontakta hovmästaren”.  Så fort vi får tillräckligt med data kommer vi att lägga till “förväntad väntetid”.

Vi har som mål att WaiterAid skall ha möjlighet att svara mot alla de önskemål man kan ha som hovmästare. Ibland kan man välja att dra ned på antal bord som kan bokas online för att man vill spara de “bästa” borden på fredag och lördagkvällar. Andra dagar kanske man inte har samma tryck och då är det synd att dessa inte finns som alternativ om någon vill boka dem. Därför måste WaiterAid även kunna ställa in alla önskvärda undantag.

Autoplaceringen är själva hjärtat av onlinebokningen, eftersom den styr hur gästerna placeras när de bokar online. Autoplaceringen kan förutom den generella styrningen anpassas med dessa tre tillägg.

Avvikande lista

Ni bygger upp en standardlista som gäller i normala fall. Alla gäster kommer då att placeras enligt er angivna struktur. Men om ni vill ha en annan placering på helger så kan ni lägga till en helt annan lista som gäller vissa veckodagar eller under en viss period (t.e.x under julbord, eller under ett gästspel eller kanske Alla hjärtans dag.)

Spara bästa borden

Ni kanske har de bästa borden vid fönstret som är mest populära på lunchen. Där vill ni få in två sittningar. Ni kan då klicka på klockan längs till höger om givet alternativ i autoplaceringen så kan ni stänga av så att ni ex. inte tar emot några bokningar på just dessa bord mellan 11:30-12:45. Då kommer ni att få tidiga och sena sittningar på dessa bord men inga bord mitt i lunchrusningen.

Denna funktion går även att använda för att hålla vissa bord på kvällen.

Stänga av autoplacering online

Många använder snabbokningen som snabbt visar var och när man kan ta emot bokningar. Men man kanske håller vissa bord som man inte vill skall släppas online eftersom de är dropp-bord eller liknande. Det finns då en @-ikon längst till höger. Om man klickar på den blir ikonen grå vilket indikerar att denna autoplacering inte kommer att släppas för bokningar online.